사회 초년생들을 위한 비즈니스 메일 작성 팁

스마트폰이 등장한 이후 전화보다 메신저 앱을 더 자주 사용할 만큼 일상 커뮤니케이션 수단으로 자리 잡았는데요. 하지만 이제 막 회사에 입사한 사회 초년생이라면 앞으로 메일로 소통하는 방법에  더 익숙해질 겁니다. 회사에서 커뮤니케이션을 위해 가장 많이 사용하는 연락 수단 중 하나가 바로 '이메일'입니다. 이메일은 사내 직원들끼리 보고하거나 프로젝트 진행을 위해서 사용하기도 하고, 비즈니스 고객 간 소통 수단으로도 이용됩니다. 하지만 이메일로 연락을 주고받을 때에는 기본적인 예의를 갖추어 보내셔야 하는데요.

 

 

이번 글에서는 이제 막 회사 생활을 시작한 신입사원분들을 위해 비즈니스 메일 작성 방법을 공유해 드리겠습니다.

 

 

 

비즈니스 메일 작성 방법

비즈니스 메일을 작성할 때에는 제목부터 참조, 그리고 맺음말까지 신경 써야 할 부분이 한두 가지가 아닙니다.

 

1. 수신과 참조의 차이

핸드폰으로 전화를 거는 사람을 발신자, 그리고 전화를 받는 사람을 수신자라고 하는데요. 메일에서도 똑같이 작용합니다. 메일을 보내는 걸 발신, 그리고 받는 걸 수신이라고 해요. 처음 입사를 하게 되면 수신과 참조라는 단어를 확인하실 수 있습니다.

 

1) 수신: 수신자는 이메일을 받는 사람으로 이메일 주소를 적을 때 오탈자는 없는지 꼼꼼하게 확인해 주셔야 해요.

2) 참조: 참조자는 이메일을 직접적으로 전달받는 사람은 아니지만, 내용을 공유할 필요가 있는 관계자들을 말합니다.

 

 

2. 메일 제목에 목적 넣기

이메일을 보낼 때에는 제목에 목적이 명확하게 드러날 수 있도록 작성해 주셔야 합니다. 또한 제목에는 자신의 소속을 간단하게 밝혀주시는 게 좋은데요. 사내용 이메일이면 소속된 팀명을, 사외용 이메일이면 회사명을 제목 앞에 적어 소속을 알려주세요!

 

※ 예시

받는사람	홍길동 대리님(123@abc.com)
참조	임꺽정 대리님(456@abc.com)
제목	8월 여름안전관리 계획 리포트 송부 건
첨부	8월 여름안전관리 리포트.pdf
안녕하세요. 기획팀 박나나입니다. 8월 여름안전관리 리포트 송부드립닏. 확인 부탁드리며 좋은 하루 되시길 바랍니다. 감사합니다. 기획실 박나나 드림

 

3. 메일 내용 작성은 간결하게

비즈니스 메일 본문을 작성할 때에는 간결하게 작성하여 가독성을 높이되 격식을 차려주셔야 합니다.

메일의 가장 첫 문장에는 인사와 함께 본인 소개를 해주는 것이 좋은데요. 이때 수신자가 정해져 있다면, 상대의 이름과 직위를 함께 언급해 주세요. ​메일 본문을 작성할 때에는 메일을 보낸 이유와 목적을 간단하게 작성합니다. ​만약 첨부파일을 함께 보내는 경우에는 상대가 놓치는 일이 없도록 본문에 언급해 주시는 게 좋습니다.

 

 

 

4. 마무리는 완벽하게

이메일을 마무리할 때에는 가벼운 인사와 함께 본인의 소속을 다시 한번 밝혀주세요. 또한 이메일 하단에 연락처가 적힌 서명을 넣어 수신자가 편하게 연락할 수 있도록 해주는 것도 비즈니스 메일 매너 중 하나입니다. 그리고 메일을 보내기 전에는 오탈자나 첨부파일을 꼭꼭 확인해 주시기 바랍니다.

 

 

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